L’envoi de factures via courrier électronique ou encore la mise à disposition pour l’intéressé à travers une page web ou une plateforme pour son postérieur téléchargement, impression, enregistrement comptable ou conservation, est une question qui a certainement été envisagée à plus d’une occasion.
Cependant, l’envoi de factures en PDF et par e-mail est-il valide à tous les effets ? Quelles sont les conditions qu’exige l’Administration Fiscale espagnole? Le système de facturation électronique sans signature digitale est-il valide ?
L’expédition et la rémission de factures par voie télématique, et plus concrètement, à travers le courrier électronique a toujours été un thème controversé. Cela est dû au manque de consensus entre la théorie qui ne considérait pas la rémission des factures au format PDF par courrier électronique comme un moyen valide, et la pratique habituelle de la rémission de factures par courrier électronique, notamment dans le domaine des petites et moyennes entreprises.
La facture constitue le document justificatif de la réalisation d’une opération déterminée et, pour autant, de la répercussion des montants de la TVA associés à l’opération concernée. En outre, il constitue le justificatif documentaire dont dispose le destinataire des opérations afin de prouver qu’il a supporté les correspondants montants de TVA et, pour cela son principal document au moment de justifier le droit à déduction des montants de la TVA acquittés. En ce sens, détenir en sa possession les factures correctes, qui respectent toutes les conditions exigées tant par le Règlement de Facturation (Décret Royal 1619/2012, du 30 novembre) que par la Loi 37/1992 de la TVA ne constitue pas une condition simplement formelle, cela suppose en effet une condition essentielle afin d’exercer, sans risque le droit à déduction des montants de la TVA acquittés dans la réalisation d’opérations de commerce ou professionnelles (articles 164 LIVA, et articles 8 et 9 du Règlement de facturation).
Avec l’entrée en vigueur du nouveau Règlement de Facturation le 1er janvier 2013 toutes les factures envoyées via courrier électronique ont été légalisées. C’est ainsi qu’a été normalisée une pratique généralisée surtout par les entrepreneurs et PME, cela suppose en effet une importante économie de temps ainsi que de coûts d’impression et d’envoi.
Jusqu’alors, la facture électronique était un document envoyé à travers des moyens télématiques et signé numériquement à travers un certificat reconnu par l’Administration. La signature garantissait l’authenticité du document.
Afin qu’une facture électronique soit valide il est nécessaire qu’elle respecte les exigences suivantes :
- Contenir les données de l’expéditeur, les données du destinataire, numéro, date d’expédition, description des produits et services et détail de la TVA.
- Le client doit donner explicitement son consentement afin de recevoir les factures via courrier électronique. Dans l’autorisation, qui doit être expresse et par écrit, le compte d’envoi et de réception des documents doit être indiqué, afin d’éviter d’éventuelles erreurs.
- L’authenticité de l’origine et intégrité de la facture doivent être garanties. Pour cela, il est habituel d’utiliser le courrier corporatif de l’entreprise et un format PDF dans lequel il n’est pas possible d’altérer le contenu. Les formats xml, pdf, html, gif, jpg. sont acceptés et sa remise peut être faite par courrier électronique ou à travers sa mise à disposition du client sur un site web pour son postérieur téléchargement ou impression.
- L’exigence de la signature électronique à travers le certificat numérique reconnu par l’Administration publique est donc supprimée. Cependant, comme dans la facture en papier –dans laquelle le tampon garantit sa validité- dans la facture électronique l’on insiste en garantir l’origine et le contenu.
En outre, l’envoi de factures par courrier électronique sans respecter les exigences et procédés établis peut impliquer des sanctions pour l’expéditeur de la facture. Le Trésor Public pourra mettre en place des amendes équivalentes à 1% du montant des factures qui ne respecteraient pas les exigences établies. Ce montant pourra être augmenté progressivement jusqu’à 2% si le volume des factures envoyées est supérieur à 20% du total de facturation de l’entreprise émettrice de ces dernières.
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