La conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), entré en vigueur le 25 mai 2018, est obligatoire pour toute entreprise opérant en Europe. Ce nouveau règlement concerne le traitement des données personnelles ainsi que leur libre circulation.
Les éléments clés pour se mettre en conformité avec le RGPD
- Mettre à jour les documents juridiques et effectuer des audits internes
Pour déterminer ce dont l’entreprise a besoin pour se conformer au RGPD. - Demander le certificat ou le permis pour pouvoir traiter les données
Si le consentement actuel dont dispose l’entreprise n’est pas conforme au nouveau règlement, il faudra en refaire la demande. - Organiser un audit des systèmes d’information
Pour expliquer aux clients dans quel but leurs données sont collectées et de quelle manière l’entreprise s’en sert, ainsi que pour mettre à jour les données des employés. - Élaborer un communiqué à caractère informatif pour le personnel
Les employés doivent savoir ce qu’est le RGPD et de quelle manière il peut concerner l’entreprise, pour pouvoir mettre en œuvre les procédés dictés par le règlement. - Disposer d’un système de suppression des données
L’entreprise devra disposer d’un système efficient et efficace permettant de supprimer les données des usagers qui en font la demande ou dont elle n’a plus besoin. - Élaborer une stratégie de gestion de crise
Il faudra mettre au point une stratégie de gestion de crise, au cas où l’entreprise en aurait besoin. - Rendre compte de sa conformité
Une fois les différents canaux mis à jour (site Internet, réseaux sociaux et autres supports), l’entreprise devra rendre compte de sa conformité avec le règlement. - Solliciter l’acceptation par le biais des canaux d’accès
Les usagers qui souhaitent faire partie de la base de données de l’entreprise devront accepter les termes et conditions qui leur sont sollicités. - Prêter attention aux moins de 16 ans
Les moins de 16 ans auront besoin de l’accord de leurs parents ou de leur tuteur. - Recruter un Délégué à la protection des données (DPO)
L’UE recommande de recruter un Délégué à la protection des données afin de s’assurer du respect et de l’application du contenu du RGPD. Ces fonctions peuvent être assumées par un professionnel extérieur ou par un employé.
Pour plus d’informations sur la conformité avec le RGPD,
