Comment s’effectue la convocation?
Généralement, la convocation de l’assemblée des associés se fait par le biais d’une annonce publiée sur la page web de la société (si existante) et aura été inscrite et publiée selon la forme déterminée par la Loi des Sociétés de Capital (Ley de Sociedades de Capital). Dans le cas contraire, l’annonce sera publiée dans le Bulletin Officiel du Registre du Commerce et dans l’un des journaux quotidiens à grand tirage de la localité du domicile social.
D’autre part, les statuts de la société peuvent prévoir que ladite convocation se fasse par une communication individuelle et écrite, par un moyen qui garantisse la réception de cette annonce, adressée à chaque associé à son domicile, celui figurant dans la documentation de la société.
Enfin, les statuts de la société peuvent prévoir des mécanismes additionnels de publicité ou bien imposer un système d’alerte électronique aux associés.
Quel doit être le contenu de la notification de la convocation?
La notification de la convocation doit au minimum contenir:
- Le nom de la société
- La date et l’heure de l’assemblée
- L’ordre du jour (les sujets que traitera l’assemblée : valider la gestion de l’administrateur, les comptes de l’exercice précédent et l’application du résultat) ;
- La fonction de la personne qui convoque l’assemblée
Il doit y avoir un délai minimum d’un mois entre la convocation et la date prévue pour la réunion, s’il s’agit de sociétés anonymes et de 15 jours s’il s’agit de sociétés à responsabilité limitée. Dans tous les cas, il est recommandé de vérifier les délais prévus dans les statuts.
Est-il possible d’effectuer une seconde convocation?
La notification d’une seconde convocation peut être prévue seulement lorsqu’il s’agit de sociétés anonymes et dans le cas où la première n’ai pas eu lieu. Un délai minimum de 24 heures est nécessaire entre les deux convocations.
Dans les sociétés à responsabilité limitée, il ne peut y avoir qu’une seule convocation.
Les accords adoptés par l’assemblée générale devront apparaître dans le Livre des actes de la société.
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