Bien que peu connu, les associés ont le droit de demander la présence d’un notaire lors de l’assemblée générale des associés afin qu’il dresse un procès-verbal notarié de la réunion.
Le procès-verbal notarié est un document probatoire qui consigne et valide le contenu exact du déroulement de l’assemblée. Par conséquent, il a la même force probante que le procès-verbal ordinaire, plus la valeur ajoutée de l’authentification par le notaire des faits qui y sont consignés, étant donné qu’il s’agit d’un acte authentique.
Qui peut faire la demande d’un procès-verbal notarié
Conformément à l’article 203 de la Loi sur les sociétés de capitaux (Ley de Sociedades de Capital), les administrateurs pourront requérir la présence d’un notaire pour qu’il dresse le procès-verbal de l’assemblée générale. Cette demande sera obligatoirement acceptée dès lors qu’elle est émise par des associés représentant au moins 1% du capital social pour les sociétés anonymes ou 5% pour les sociétés à responsabilité limitée. Dans ce cas, les décisions prises lors de l’assemblée seront effectives seulement si elles figurent dans le procès-verbal notarié.
Le procès-verbal notarié ne sera soumis à aucune procédure d’approbation, mais il fera office de procès-verbal de l’assemblée et les décisions y figurant pourront être exécutées à compter de la date de clôture de celle-ci.
Les frais de notaire seront à la charge de la société.
Procès-verbal notarié de l’Assemblée
Le notaire à qui les administrateurs auraient demandé d’assister à l’Assemblée et d’en dresser le procès-verbal jugera la capacité du demandeur, et à moins qu’il ne s’agisse d’une Assemblée Universelle, il vérifiera si la réunion a été convoquée conformément aux conditions légales et statutaires, sans quoi il refusera la demande.
Une fois la demande acceptée, le notaire se rendra au lieu, date et heure indiqués dans le communiqué et attestera :
- L’identité du Président et du Secrétaire
- La déclaration du Président dans laquelle celui-ci indique que l’Assemblée est dûment constituée et précise le nombre de participants ayant un droit de vote
- Le fait que les associés n’ont émis aucune réserve ou réclamation quant aux déclarations antérieures du Président, ou au contraire le contenu de ces réserves ou réclamations, le cas échéant
- Les propositions soumises à un vote et les décisions adoptées
- Les expressions d’opposition aux décisions et autres interventions.
Le compte-rendu de la réunion, émis par le notaire soit directement dans l’acte notarié, soit ultérieurement, n’aura pas besoin d’être approuvé, ni signé par le Président et le Secrétaire de l’Assemblée. Le procès-verbal notarié fera office de procès-verbal de l’Assemblée, et il sera transcrit en tant que tel dans le Livre consignant les procès-verbaux de la société.
Dans la pratique, le pouvoir d’authentification du notaire permet de consigner de manière authentique ce qui s’est vraiment déroulé lors de l’assemblée générale. En définitive, le procès-verbal notarié est une ressource très utile qu’il convient d’utiliser à chaque fois qu’il y a un conflit entre les associés d’une société commerciale.
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