Le procès-verbal notarié : Garantie de Transparence et de Sécurité Juridique en Espagne

Le procès-verbal notarié est un mécanisme légal en Espagne permettant la présence d’un notaire lors de réunions d’associés ou d’assemblées générales, avec pour objectif d’attester publiquement des événements survenus durant la session. Cette procédure confère une transparence accrue et renforce la sécurité juridique des décisions prises lors de ces assemblées. Dans cet article, nous expliquons qui peut demander la présence d’un notaire, les conditions requises pour cela, les fonctions du notaire au cours de l’assemblée, ainsi que d’autres aspects essentiels de cette procédure.

Qui peut demander la présence d’un notaire ?

En règle générale, les personnes ou entités habilitées à demander la présence d’un notaire sont :

Les administrateurs de la société

Les membres de l’organe d’administration de la société peuvent décider de la nécessité de la présence d’un notaire à l’assemblée s’ils estiment que cela sert au mieux les intérêts de la société.

Les associés ou actionnaires

Dans certaines situations, les associés ou actionnaires peuvent demander l’intervention d’un notaire. Selon la Loi sur les sociétés de capitaux les associés représentant au moins 1 % du capital social dans une société anonyme ou 5 % dans une société à responsabilité limitée ont le droit de demander la présence d’un notaire. Cette demande doit être formulée au moins cinq jours avant la tenue de l’assemblée.

Conditions pour faire la demande

Pour que la présence d’un notaire à une assemblée soit valide, une demande formelle et préalable doit être soumise. Cette demande doit être notifiée par écrit à l’organe d’administration, au moins cinq jours avant la tenue de l’assemblée.

Une fois la demande acceptée, les administrateurs doivent contacter un notaire pour planifier sa présence et lui fournir la documentation nécessaire pour qu’il puisse remplir ses fonctions correctement.

Fonctions du notaire durant l’assemblée

La présence du notaire à une assemblée n’est pas simplement formelle ; il a des fonctions spécifiques qui garantissent la validité et l’authenticité des événements. Parmi ses principales responsabilités :

• Authentification des faits : Le notaire agit en tant qu’officier public, attestant de la véracité des faits et des décisions prises durant l’assemblée. Cela inclut l’identification des participants, la vérification du quorum requis pour la validité de l’assemblée et le respect des obligations légales et statutaires.
• Rédaction du procès-verbal : Une des principales responsabilités du notaire est la rédaction du procès-verbal de l’assemblée. Ce document contiendra un résumé détaillé de la réunion, des décisions prises, des votes exprimés et de toute observation pertinente. Le procès-verbal notarié a une valeur probante élevée, son contenu étant présumé véridique et authentique.
• Certification des documents : Dans certains cas, le notaire peut certifier l’authenticité des documents présentés lors de l’assemblée, tels que les procurations de représentation ou les certificats d’actions, entre autres.

Autres questions pertinentes

• Coûts et honoraires : La présence d’un notaire à une assemblée entraîne des coûts supplémentaires pour la société ou l’entité organisant la réunion. Les honoraires du notaire peuvent varier en fonction de la durée de l’assemblée, du type de société et d’autres facteurs. Il est donc important de prévoir ces coûts avant de demander la présence d’un notaire.
• Procès-verbaux notariés et contestation : Les procès-verbaux notariés jouissent d’une présomption de véracité. Cependant, si une partie estime que le procès-verbal ne reflète pas fidèlement les faits ou contient des erreurs, elle peut en demander la contestation judiciaire. Dans ce cas, la charge de la preuve repose sur la partie qui conteste, étant donné le caractère public et officiel du document notarié.

Pourquoi un avocat est essentiel lors du procès-verbal notarié

• Conseil juridique complet : L’avocat conseille l’entreprise sur la pertinence de solliciter la présence d’un notaire, en veillant à ce que la demande soit effectuée correctement et dans les délais requis.
• Rédaction de la demande formelle : L’avocat se charge de préparer la documentation nécessaire pour convoquer le notaire, en assurant le respect des formalités légales.
• Conformité réglementaire : L’avocat garantit que tous les processus de l’assemblée sont conformes à la réglementation en vigueur, évitant ainsi des erreurs susceptibles de compromettre la validité des décisions.
• Médiation en cas de contestations : Si le procès-verbal notarié fait l’objet d’une contestation, l’avocat défend les intérêts de l’entreprise, gérant le processus judiciaire et fournissant des preuves pour attester de la légalité de la procédure.
• Sécurité juridique : La présence d’un avocat assure que toutes les décisions prises lors de l’assemblée sont correctement documentées, renforçant ainsi la protection de l’entreprise face à d’éventuels litiges. Il est donc recommandé que, outre le notaire, le président de l’assemblée invite également l’avocat de l’entreprise à y assister.

Conclusion

Le procès-verbal notarié représente un atout majeur pour assurer la transparence et la légalité des décisions au sein des entreprises. La présence du notaire, en tant qu’officier public, offre une garantie renforcée que les accords adoptés sont conformes à la réglementation en vigueur et reflètent fidèlement la volonté des associés ou actionnaires. Toutefois, il est recommandé de faire appel à un avocat spécialisé pour gérer la demande de notaire, s’assurer du respect des exigences légales et protéger les intérêts de l’entreprise en cas de contestation. Les administrateurs et les associés doivent être conscients de l’importance de ces éléments pour assurer le bon déroulement des assemblées et la validité de leurs décisions.

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