Comme nous l’avions précédemment commenté dans notre article, l’envoi de factures par courrier électronique est valide en Espagne. Récemment, la Direction Générale des Finances Publiques espagnole (Dirección General de Tributos soit DGT) a donné un pas de plus et ratifie la validité de cette forme d’envoi, même si la facture ne dispose pas de signature électronique.
Jusqu’à présent tant l’authenticité de l’origine comme l’intégrité du contenu des factures devraient être garantis par l’un des mécanismes suivants :
- A travers une signature électronique avancée basée sur un certificat numérique reconnu (le plus fréquent est celui de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) ;
- A travers un système d’échange électronique de données (EDI) ; ou
- A travers d’autres moyens que les intéressés auraient communiqués à l’AEAT avant même leur utilisation.
A l’heure actuelle, ces critères ont été flexibilisés de façon à ce que la garantie de l’authenticité des factures électroniques ne requiert pas de conditions ou d’exigences additionnelles face à celles qui seraient envoyées en format papier et il revient à celui qui expédie la facture de fournir une preuve de cette authenticité.
Dans le cabinet d’une personne physique exerçant la profession d’avocat et qui se demanderait si l’envoi de factures au format PDF par le biais de son courrier professionnel garantirait l’authenticité de l’origine ainsi que l’intégrité du contenu desdites factures, la DGT répond à cette question que tout comme l’établit l’art. 164.2 de la LIVA, les expéditions de factures par l’employeur ou professionnel, par son client ou par un tiers, en nom et pour le compte dudit employeur ou professionnel, pourront être réalisées par tout moyen, en papier ou en format électronique, cependant dans ce dernier cas le destinataire devra toujours donner son consentement.
En conséquence de cela, toute facture en format électronique (par exemple PDF) qui réunit tous les critères établis de façon règlementaire et qui serait envoyée ou reçue dans ce format à travers un courrier électronique, sera considérée comme facture électronique aux effets de la LIVA et du Règlement qui régulent les obligations de facturation en Espagne.
L’objectif est que les contrôles de gestion permettent de créer une piste d’audit fiable qui établisse la connexion nécessaire entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services que celle-ci illustrerait (documenta). Il doit être possible d’établir les différents stades de l’opération : souscription (existence d’un ordre d’achat), réalisation (livraison du bien ou réalisation de la prestation de services), émission de la facture correspondante et paiement de celle-ci.
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