Pour convoquer une assemblée générale, la qualité d’associé suffit sans que la détention d’un pourcentage minimal du capital social ne soit nécessaire. Dans les autres hypothèses que celle de l’assemblé générale ordinaire, les conditions suivantes devront être remplies :
- Les associés demandeurs devront représenter un minimum de 5 % du capital social.
- Faire procéder, par un notaire, à la notification de la demande à l’organe de direction aux fins de convocation
- Qu’un délai de deux mois se soit écoulé depuis la demande sans qu’il n’y ait eu de convocation ni de tenue de l’assemblée générale.
- Que la demande écrite contienne le motif de la convocation.
A la demande de n’importe quel associé, le juge du siège social de la société pourra convoquer l’assemblée générale après avoir entendu les administrateurs dans les cas suivants :
- Lorsque l’assemblée générale n’a pas été convoquée par les administrateurs dans le délai prévu par la loi ou les statuts.
- Dans l’hypothèse où les administrateurs ne donnent pas suite à la de demande de convocation formulée par les associés
- Lorsqu’il est nécessaire de nommer des administrateurs, à la demande d’un associé
- En cas de la mort de l’associé unique, de tous les administrateurs agissant à titre solidaire ou de l’un quelconque des administrateurs agissant à titre conjoint
La convocation à l’assemblée générale devra être faite dans un délai d’un mois à partir de la date de la demande formulée par l’associé.
Forme de convocation
La convocation judiciaire des sociétés de capitaux devra être menée à bien conformément à la loi et aux statuts, de ce fait il est recommandé d’incorporer par écrit, dans la demande, la transcription littérale de l’article des statuts régissant le régime de la convocation.
En ce qui concerne la personne qui émet la convocation, la doctrine majoritaire veut que la convocation soit judicaire, c’est la raison pour laquelle c’est le tribunal, lui-même, qui après publication de l’ordonnance, prend les mesures nécessaires afin d’émettre la convocation selon les termes prévus par les statuts. Cependant, afin d’éviter tout risque de contestation, il est recommandé de solliciter l’autorisation du tribunal pour réaliser, aux dépens de la société, toutes les actions légales ou statutaires qui seraient nécessaires à la publication de l’avis de convocation de l’assemblée générale.
En ce qui concerne le lieu de la tenue de l’assemblée, il est possible de solliciter du tribunal que la réunion soit effectuée dans un lieu distinct du siège social. La demande de convocation judicaire doit nécessairement contenir l’ordre du jour et ce sans préjudice de la possibilité de traiter des matières que la loi sur les sociétés de capitaux permet d’aborder sans qu’elles ne figurent à l’ordre du jour.
Il est recommandé que dans l’écrit de la demande soient indiquées, avec clarté, les personnes devant occuper les fonctions de président et de secrétaire de l’assemblée dans la mesure où le juge peut déroger aux dispositions statutaires pour designer les personnes en charge.
En outre, l’associé qui demande la convocation judicaire peut solliciter l’assistance d’un notaire pour la rédaction du procès verbal de la réunion. Si le demandeur est titulaire d’au moins 5% du capital dans une société à responsabilité limitée et de 1% dans une SA, l’écrit devra contenir la pétition au juge pour la désignation du notaire.
Le dossier sera traité devant le Tribunal de commerce du siège social conformément aux règles de procédure gracieuse prévues par le LEC (code de procédure civile). Les frais de convocation sont à la charge de la société si l’associé les a initialement assurés. Néanmoins, il n’y aura pas de frais de dossier.
Carlos Triana et Nicolás Melchior
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