En application du décret-loi royal 8/2019 du 8 mars 2019, les entreprises espagnoles doivent depuis le 12 mai 2019 tenir un registre journalier des heures travaillées. Cette mesure a été adoptée dans le but d’assurer le respect du temps de travail maximal, ainsi que le paiement des heures supplémentaires. L’enregistrement du temps de travail journalier est obligatoire pour toutes les entreprises d’Espagne, sous peine d’amendes ne pouvant excéder 6 250 €.
1. L’obligation d’informer les représentants des travailleurs
Avant de mettre en place un quelconque système d’enregistrement du temps de travail, l’entreprise doit s’entendre avec les représentants des travailleurs sur le système à adopter. En l’absence de représentants, l’entreprise peut décider seule du système à mettre en place.
2. Et si un système d’enregistrement du temps de travail existe déjà ?
Même dans les entreprises où un tel système existe déjà, le système existant devra être renégocié et approuvé par les représentants des travailleurs, le cas échéant.
3. Cadres supérieurs
Les cadres supérieurs sont soumis à une relation de travail particulière, de ce fait, ils ne sont pas obligés d’enregistrer leur temps de travail.
4. L’enregistrement du temps de travail peut révéler d‘autres manquements
Le système d’enregistrement du temps de travail peut également révéler d‘autres manquements, émanant tant de l’employeur (non-respect des temps de repos, changements importants dans les conditions de travail, etc.), que du salarié (absences injustifiées, retards fréquents, etc.). Dans le second cas, l’entreprise aura le droit d’engager contre le salarié des poursuites disciplinaires.
5. Formats du registre
Ce registre pourra se présenter sous format papier ou sous format électronique.
6. Temps de repos, heures de garde et pauses déjeuner
Le système d’enregistrement du temps de travail doit enregistrer le temps de travail effectif. Or, les congés payés, le temps de repos, les heures de garde, ainsi que les pauses déjeuner ne sont pas considérés comme faisant partie du temps de travail effectif. Le système doit malgré tout enregistrer ces périodes, afin de prévenir les risques professionnels.
7. Travailleurs flexibles
Les entreprises doivent également établir un registre des heures travaillées pour les travailleurs flexibles. Étant donné que dans ce cas les horaires de travail peuvent être variables, les entreprises peuvent établir une période de référence plus large afin de déterminer l’existence ou non d’heures supplémentaires. Cette période doit être déterminée en accord avec les représentants des travailleurs, le cas échéant, et peut aller d’un mois à un an. En conséquence, le travailleur peut travailler davantage que prévu sur une journée sans que cela soit considéré comme des heures supplémentaires, si le temps maximal de travail n’est pas dépassé lors de la période de référence.
8. Télétravail
Les entreprises doivent également mettre en place ce registre pour les employés travaillant à domicile. Les salariés peuvent alors enregistrer leurs horaires de travail et en informer l’entreprise chaque jour par e-mail. L’enregistrement du temps de travail peut aussi se faire électroniquement.
9. Droit à la déconnexion
Conformément à l’article 88.3 de la loi 3/2018 sur la protection des données personnelles, l’entreprise a l’obligation légale d’établir une note interne sur le droit à la déconnexion digitale hors du temps de travail.
10. Conservation des registres
Les registres des heures travaillées doivent être conservés pendant 4 ans. Ils doivent être disponibles sur le lieu de travail dans l’hypothèse où les employés, les autorités ou les représentants des travailleurs seraient amenés à les demander.
11. Sous-traitants
L’obligation d’enregistrement des horaires de travail ne s’applique pas aux sous-traitants. La responsabilité de s’acquitter des obligations légales en matière d’emploi, y compris l’enregistrement du temps de travail, incombe à l’entreprise sous-traitante.
12. Le registre des heures travaillées, preuve des heures supplémentaires réalisées
Un registre des heures travaillées ne montrant pas d’heures supplémentaires ne signifie pas pour autant que le salarié n’a pas fait d’heures supplémentaires. L’entreprise doit s’acquitter de deux obligations d’enregistrement indépendantes l’une de l’autre. D’un côté, l’enregistrement des heures travaillées, de l’autre, celui des heures supplémentaires effectuées, le cas échéant.
Même si dans le domaine des heures supplémentaires la preuve incombe au travailleur, si l’entreprise n’a pas établi de registre des heures travaillées, il ne sera pas difficile pour le salarié de produire des preuves des heures supplémentaires devant le tribunal.
13. Protection des données
L’entreprise doit considérer le registre des heures travaillées comme des données personnelles protégées. Au vu de ce qui a été évoqué précédemment, il est conseillé à l’employeur d’informer de manière explicite son personnel du fait que l’enregistrement du temps de travail pourra donner lieu à des sanctions disciplinaires de la part de l’entreprise, si le salarié ne respecte pas ses obligations en matière de temps de travail.
14. Accès au registre
L’Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale a accès à ce registre. Il en va de même pour les représentants des travailleurs, mais leur accès à ces registres est limité au lieu de travail de leur ressort. Enfin, les salariés ont accès uniquement aux registres des heures travaillées les concernant.
15. Communication des résultats
L’entreprise n’a aucune obligation de communiquer les résultats du registre des heures travaillées, ni de fournir aux employés un rapport mensuel sur ces derniers. Cependant, l’entreprise a l’obligation de le faire en cas d’heures supplémentaires.
Une demande émanant du salarié est le seul cas où l’entreprise a l’obligation de montrer ces registres sans pour autant que la remise d’une copie ne soit requise.
Ana Gómez
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